Benchmarking Honorar-Management und Mittelfluss

Die Liquidität ist der Atem des Unternehmens. Ein elementarer Grundsatz der Betriebswirtschaftslehre lautet: «Liquidität kommt vor Rentabilität – Rentabilität kommt vor Umsatz». Professor Dr. Fredmund Malik, Leiter des renommierten Beratungsunternehmens Malik Management in St. Gallen, bestätigt diesen Sachverhalt: «Ein Unternehmen kann relativ lange ohne Gewinn auskommen, aber nie ohne Liquidität.»

Für die Praxisführung ist es somit von existenzieller Bedeutung, die Liquidität permanent im Auge zu behalten. Diese wird im Wesentlichen beeinflusst durch das Zahlungsverhalten der Patientinnen und Patienten. Benchmarking ermöglicht es der Zahnarztpraxis, die Zahlungsdisziplin ihrer Patienten anhand verschiedener Positionen mit den entsprechenden Durchschnittswerten der Branche zu vergleichen. Auf diese Weise kann sie feststellen, wie ihre finanzielle Performance einzuschätzen ist. Daraus kann sie ableiten, mit welchen Massnahmen sich der Mittelfluss beschleunigen lässt.

Zahlungseingänge

Wie es mit der Zahlungsdisziplin der Patientinnen und Patienten einer Zahnarztpraxis bestellt ist, zeigt sich bei der Gegenüberstellung der Werte zur Benchmarking-Position «Eingang Patientenzahlungen durchschnittlich nach Tagen». Wartet eine Zahnarztpraxis übermässig lang auf die Zahlungseingänge, ist dies klar auf Mängel im Honorar-Management zurückzuführen.

Grundsätzlich gilt, dass mit einer erbrachten Leistung auch deren Bezahlung fällig ist. Tatsächlich stellt die in der Schweiz in manchen Bereichen des privaten Konsums üblichen Gewährung einer Zahlungsfrist von 30 Tagen bereits ein Entgegenkommen des Leistungserbringers gegenüber dem Kunden dar. Genau genommen handelt es sich um einen zinslosen Kredit. Einigermassen berechenbar bleibt das Risiko für den Leistungserbringer, wenn er sich auf die Einhaltung der gewährten Zahlungsfrist verlassen kann. Ist dies bei einem kritischen Anteil der Kunden nicht der Fall, kann dies zu einer akuten Gefährdung der Liquidität führen.

Es liegt im ureigenen Interesse der Zahnarztpraxis, nicht lange zuzuwarten, wenn Honorarnoten unbezahlt bleiben. Sie muss ihre Debitorenbestände laufend kontrollieren und bei abgelaufenen Zahlungsfristen sofort intervenieren. Oft genügt eine in freundlichen, aber bestimmten Worten gefasste Mahnung, um die Zahlung auszulösen.

Eine weitere wirksame Massnahme zur Sicherung der Liquidität besteht darin, das Zahlungsverhalten der Patienten zurückzuverfolgen und notorische Spätzahler zu identifizieren. Solche Patienten lassen sich von Mahnungen in der Regel kaum beindrucken. Es empfiehlt sich deshalb, von diesen eine An- oder Vorauszahlung zu verlangen, wenn eine erneute Behandlung ansteht. Im Zusammenhang mit einer Effizienzsteigerung im Honorar-Management ist es generell sinnvoll, eine Datenbank über Erfahrungswerte zum Zahlungsverhalten der Patientinnen und Patienten führen.

Rechnungsstellung

Neben der Zahlungsdisziplin der Patienten gibt es weitere Faktoren, die sich auf die Liquidität auswirken. Zu diesen zählt die verzögerte Rechnungsstellung. In inhabergeführten Zahnarztpraxen kommt es oft vor, dass administrative Aufgaben wie das Ausstellen der Honorarnoten aufgeschoben werden. So geht wertvolle Zeit verloren: Mit jedem Tag, der bis zur Ausstellung der Honorarnote verstreicht, verzögert sich der Eingang der Zahlung. Für die Beschleunigung des Mittelflusses ist in manchen Fällen schon viel erreicht, wenn die Behandlungen unmittelbar nach dem Abschluss abgerechnet und die Honorarnoten ohne Verzögerung verschickt werden.

Mahnwesen

Ein straff organisiertes Mahnwesen wirkt sich direkt auf den Mittelfluss aus. In diesem Bereich gibt es mehrere Benchmarking-Positionen, die sich für Gegenüberstellungen praxiseigener Kennzahlen mit den Kennzahlen des Branchendurchschnitts eignen. Eine davon ist die absolute Anzahl der ausgestellten Mahnungen. Diese hängt zwar auch von der Grösse des Patientenstamms ab, aber sie ist dennoch ein Indiz für das Zahlungsverhalten der Patientinnen und Patienten. Vor allem, wenn eine kleinere Zahnarztpraxis im Branchenvergleich überdurchschnittlich viele Mahnungen verschicken muss, stimmt etwas nicht. Offenbar ist in diesem Fall der Anteil von kritischen Zahlern am gesamten Patientenstamm übermässig hoch.

Dieser Befund dürfte sich bei der Benchmark-Position «Prozentualer Anteil aller Mahnungen an der Anzahl Honorarnoten» bestätigen. Beim Vergleich der entsprechenden Werte mit dem Branchenmittel ist der Parameter Praxisgrösse ausgeschaltet, was die Aussagekraft dieses Benchmarks stärkt. Bei einer überdurchschnittlich hohen Anzahl ausgestellter Mahnungen liegt es nahe, dass die Zahnarztpraxis die Durchführung von Bonitätsprüfungen vernachlässigt.

Beim Benchmarking mit Kennzahlen zum Mahnwesen ist zu beachten, dass oft eine erste Mahnung genügt, um die Patientin oder den Patienten zur Zahlung zu veranlassen. Mit der Mahnung wird der Patient in Verzug gesetzt und schuldet Verzugszins. Es ist durchaus möglich, dass es einige schwarze Schafe gibt, die regelmässig über mehrere Stufen gemahnt werden müssen und so die Anzahl Mahnungen nach oben treiben. Bei solchen Patienten ist es zwingend, vor einer erneuten Behandlung das Thema Geld anzusprechen und auf einer Vorauszahlung zu bestehen.