Les liquidités : l’oxygène de toute entreprise
Une entreprise peut s’en sortir relativement longtemps sans bénéfices, mais pas sans liquidités. C’est pourquoi il est impératif de s’assurer un niveau de liquidités suffisant, ce qui passe nécessairement par la gestion rigoureuse des honoraires.
Les liquidités priment la rentabilité et cette dernière prime le chiffre d’affaires. Ce principe d’économie d’entreprise confirme l’importance d’une trésorerie bien garnie. Les problèmes de trésorerie constituent d’ailleurs de loin la première cause de faillite. Veiller à ses liquidités est donc absolument primordial.
Pour s’assurer un niveau de liquidités suffisant, il faut planifier minutieusement les flux financiers. D’une part, le cabinet dentaire doit pouvoir honorer ses obligations financières à court terme, telles que salaires, loyer, primes d’assurance, mensualités de leasing, intérêts sur capital et imprévus. D’autre part, la planification des liquidités doit s’étendre sur une plus longue période afin de tenir compte des futurs besoins d’investissement.
La gestion structurée des notes d’honoraires en douze points
La planification des liquidités fait partie de la gestion professionnelle des honoraires. Elle compte douze volets qui ont une influence directe ou indirecte sur les flux financiers. La gestion des honoraires est une démarche constituant le fil rouge de toute l’activité commerciale et médicale du cabinet.
- Établir un devis pour tout traitement de plus de CHF 1’000 et le faire signer par le patient.
- Effectuer systématiquement un contrôle de solvabilité avant chaque traitement afin de se prémunir efficacement contre les pertes sur débiteurs.
- Exiger un acompte pour les traitements conséquents qu’il n’est pas possible d’ajourner pour raison médicale.
- Répondre aux besoins financiers du patient grâce à une convention de paiement échelonné et contrôler le versement des mensualités.
- Grâce à la saisie systématique des prestations, établir toujours un décompte correct des soins et établir la facture dès la fin du traitement.
- Surveiller les créances en permanence afin de maîtriser l’état des notes d’honoraires et de déceler à temps les changements dans les habitudes de paiement des patients.
- Gérer rigoureusement les rappels afin de mettre en demeure les débiteurs en retard peu de temps après l’échéance du délai convenu.
- Engager une procédure de recouvrement (poursuite, saisie, etc.) lorsque les rappels restent sans effet.
- Garder sous surveillance les actes de défaut de bien en vue de leur réalisation.
- Tenir une base de données sur les habitudes de paiement des patients.
- Gérer à bon escient les flux financiers en planifiant judicieusement ses besoins en liquidités.
- Comparer, à l’aide d’indicateurs-clé relatifs à la gestion des notes d’honoraires (benchmarks), la position et la performance du cabinet avec la moyenne de la branche et identifier les possibilités d’amélioration.