Fonder son propre cabinet dentaire : vue d’ensemble et analyse en dix points

2. Entrepreneuriat

Les connaissances « techniques » jouent un rôle central pour la ou le dentiste indépendant, Vos compétences face à votre fauteuil de soins sont en effet le moteur des bénéfices qui seront réalisés par votre cabinet. En tant que propriétaire, les dentistes doivent cependant – comme l’indique l’économiste comportemental et Behaviour Designer Gerhard Fehr –, adhérer à une identité d’entreprise. Gerhard Fehr souligne également que de penser en termes de rentabilité doit compter comme élément décisif de la démarche entrepreneuriale.

Toute personne souhaitant fonder et diriger un cabinet dentaire doit tout d’abord établir un plan stratégique : il convient en effet de définir les objectifs et lignes de conduite principales, mais aussi de développer la numérisation du cabinet dans le cadre d’une planification prévisionnelle des investissements et de mettre sur pied une organisation qui soit efficace, tout en restant complaisant vis-à-vis du patient. La gestion des collaborateurs est également une thématique importante. Les personnes ayant l’esprit entrepreneurial aborderont ces tâches avec résolution et de manière ciblée.

3. Gestion

Des connaissances solides en économie forment la base d’une gestion d’entreprise couronnée de succès. Les dentistes possédant leur propre cabinet doivent être familiarisés avec des concepts tels que le rapport entre coûts et prestations, les prévisions du chiffre d’affaires, de bénéfices et de trésorerie, la comptabilité, la facturation, la gestion, l'établissement de bilans et bien d’autres concepts. Ils ne doivent pas seulement savoir ce que signifient les chiffres correspondants, mais également être en mesure de les interpréter et de mettre en place les stratégies d’actions qui s’avèrent nécessaires.

Les dentistes ayant fait le choix de l’indépendance devront immanquablement prendre des décisions stratégiques et opérationnelles pour assurer la pérennité de leur cabinet. Et mieux ils seront familiarisés avant les aspects économiques liés à la gestion d’un cabinet dentaire, meilleures seront les décisions prises. La collaboration avec des partenaires comptables et financiers jouissant d'une bonne réputation représente une aide utile et apporte du soulagement au sein de l’organisation.

Pour en savoir plus

Il est important pour un cabinet dentaire de disposer à tout moment de moyens financiers suffisants pour couvrir ses frais et répondre à toutes ses obligations financières. Le paiement des frais de personnel, du loyer, des mensualités de leasing, des intérêts, des coûts d’exploitation – tels que l’électricité, le chauffage et l’eau –, des frais de matériel, des assurances et impôts n’accepte aucun retard. Dans de nombreux cas, un délai de paiement entraînera même des intérêts moratoires. La garantie de pouvoir profiter d’une trésorerie suffisante à court terme – c’est-à-dire le contrôle constant de toutes les entrées et sorties – doit être la priorité lors de la planification financière.

Afin d’assurer la pérennité d’un cabinet dentaire, il est indispensable d'éviter les problèmes de liquidités et de jouir de réserves suffisantes en permanence grâce à une gestion disciplinée des coûts variables. La cause principale d’insolvabilité est le manque de liquidité, il est à ce titre capital de disposer de fonds suffisants.

5. Tâches administratives

Aucun dentiste ne désire sauter le pas de l’indépendance pour consacrer une part précieuse de son temps à des tâches administratives. Par ailleurs, utiliser le personnel formé pour des tâches administratives n’a aucun sens. Un système logiciel performant représente donc une condition de base pour garantir une saisie et une gestion efficaces des données des patients. Il sert aussi à consigner les diagnostics ainsi que les traitements. Des logiciels conçus sous forme de modules permettent s’adapter aux besoins spécifiques des cabinets dentaires, mais aussi de couvrir d'éventuelles nouvelles attentes par l’acquisition de modules complémentaires.

Outre la gestion des données des patients, la gestion des débiteurs représente une grande part du travail administratif. Il n’est ici pas seulement question de s’occuper de l’envoi des factures après la fin d’un traitement, mais de suivre et de contrôler en permanence les paiements reçus. Mais aussi d’envoyer des rappels pour les paiements en suspens et, le cas échéant, prendre les mesures nécessaires pour la récupération des créances. Une gestion efficace et parfaitement organisée des honoraires améliore la discipline de paiement des patients et assure des versements plus ponctuels. Cela protège votre cabinet dentaire contre le risque de pertes d’honoraires.

6. Marketing

De manière générale, la fidélité des clientes et des clients a clairement baissé au cours des dernières années. Aujourd’hui, plus personne n’hésite à changer de prestataires si le service et la prestation ne sont pas à la hauteur des attentes. Cette tendance prend désormais également de l’ampleur dans le secteur dentaire.

Pour rester dans les bonnes grâces de vos patientes et patients existants, il est important que votre cabinet dentaire réponde à leurs attentes en termes de suivi et de prestations, voire les dépasse. Au moment de fidéliser votre patientèle les meilleures mesures marketing sont de faire preuve de prévenance, d’assurer un suivi personnalisé, de créer une atmosphère agréable au sein de votre cabinet, de montrer de la reconnaissance à l’égard des patientes et patients, de réagir rapidement à leurs demandes, mais aussi de leur envoyer des rappels de soins formulés de manière agréable.

Afin de compenser les départs et d'étendre votre patientèle, des mesures marketing professionnelles sont cependant également requises. La base est ici de disposer d’un site web attrayant et simple d’utilisation, fonctionnant également parfaitement sur les téléphones mobiles. Les cabinets dentaires ne devraient pas non plus hésiter à être actifs sur les réseaux sociaux et à s’adresser à un public jeune.

7. Patientèle

Les patientes et les patients abordent généralement leur passage chez le dentiste avec des sentiments mitigés et une certaine appréhension. Même en procédant avec la plus grande attention, les soins dentaires sont souvent désagréables, parfois douloureux. Les patients angoissés sont particulièrement sensibles au stress et requièrent donc une approche plus rassurante.

En principe, la communication est l’élément clé pour créer une relation de confiance avec les patientes et les patients. Une fois installé dans le fauteuil de soins, un petit mot agréable, quelques explications sur le déroulement des soins à venir peut déjà dissiper une bonne part des tensions potentiellement présentes chez le patient. Un « merci pour votre patience et votre confiance » après la fin des soins laisse également une impression positive. L'économiste comportemental et Behaviour Designer Gerhard Fehr parle de « l’opportunité des cinq dernières minutes ».

Les soins dentaires n’étant généralement pas couverts par les assurances en Suisse, l’argent est également un sujet de préoccupation pour de nombreuses personnes. L’établissement préalable d’un devis, pour les soins les plus coûteux, améliore la transparence. Les possibilités de paiement en plusieurs versements et conseils en vue du financement des soins dentaires, sont autant d’aides utiles pour les patientes et patients se retrouvant face à des difficultés financières.

8. Collaborateurs

Dans les modèles de gestion actuels, les cheffes et chefs d’entreprise définissent un cadre et fixent des limites, offrant ainsi à leurs collaborateurs et collaboratrices suffisamment d’espace pour démontrer leurs compétences et capacités. Le personnel des cabinets dentaires n’est jamais aussi motivé que lorsqu’il voit du sens dans son travail et se sent impliqué dans les décisions. Les assistantes et assistants dentaires doivent sentir que leur travail est important pour la pérennité du cabinet et que leur engagement en tant que personnel qualifié, se retrouve clairement au centre de leurs activités quotidiennes. Leur mission est essentiellement de se concentrer sur le bien-être des patients et d’assurer leur suivi avec prévenance et serviabilité. Ils trouvent leur accomplissement dans les tâches pour lesquelles ils ont été formés et non pas dans les tâches administratives routinières.

C’est par leur comportement et leurs compétences sociales que les collaboratrices et collaborateurs d’un cabinet dentaire influencent le climat de celui-ci, contribuant ainsi directement à son succès. La capacité de motiver l'équipe du cabinet dans ses tâches quotidiennes est à la base du plaisir que prendra la cheffe ou le chef d’entreprise dans sa mission de direction.

9. Vie privée

Les nombreuses tâches résultant de la gestion d'un cabinet dentaire requièrent du temps et de l’énergie. Ceci a également des conséquences sur la vie privée.

L’entourage doit accepter le fait que gérer et faire évoluer un cabinet dentaire prend du temps. D’autre part, il a le droit à sa part d’attention et de présence.

L’objectif pour la ou le dentiste ayant fait le choix de l’indépendance est ici de savoir s’organiser de manière à ne pas négliger sa vie privée, avec les activités et obligations qu’elle comporte. Le plaisir d’être son propre patron et la santé ne doivent pas être affectés par un excès d’engagement professionnel. Il est important de pas en faire trop afin de parvenir à dégager du temps pour soi.